Kantoor aan huis: welke kosten mag een zelfstandige aftrekken?

Kunt u als zelfstandige een kantoor aan huis aftrekken?

Ja. Een zelfstandige die zijn activiteit uitoefent in een deel van zijn woning, mag het beroepsgedeelte van de kosten van die woning aftrekken. De algemene regel geldt: aftrekbaar is elke uitgave gedaan om belastbare beroepsinkomsten te verkrijgen of te behouden, die u werkelijk zelf betaald hebt en die u kunt bewijzen.

De aftrek slaat nooit op de hele woning. Hij beoogt het deel dat voor de activiteit dient: een kamer ingericht als kantoor, een praktijkruimte, een werkplaats. Een kamer die 's avonds als logeerkamer of speelkamer dient, blijft moeilijk te verdedigen, omdat het beroepsgebruik er niet exclusief is.

Dit mechanisme betreft de zelfstandige als natuurlijk persoon, die zijn winst of baten aangeeft in de personenbelasting. De bedrijfsleider van een BV heeft een andere mogelijkheid, verderop uitgelegd: de ruimte verhuren aan zijn vennootschap.

Forfait of werkelijke kosten: de keuze die alles bepaalt

Een kantoor aan huis is alleen aftrekbaar als werkelijke kosten. De FOD Financiën preciseert dat het wettelijke forfait al rekening houdt met de kosten voor de inrichting, in uw woning, van een ruimte die u voor uw beroep gebruikt. Een zelfstandige die bij het forfait blijft, kan dus niets extra inbrengen voor zijn kantoor.

Overstappen naar werkelijke kosten heeft een gevolg: die regeling vervangt het forfait voor al uw beroepsuitgaven, niet alleen voor het kantoor. U moet dan elke post verantwoorden, van materiaal tot verplaatsingen. De keuze wordt elk jaar opnieuw gemaakt, bij de aangifte.

De berekening is eenvoudig: tel uw verantwoordbare werkelijke kosten op, het aandeel van de woning inbegrepen, en vergelijk het totaal met het forfait waarop u recht zou hebben. Onze pagina over aftrekbare kosten beschrijft beide regelingen en hun plafonds, de fiche beroepskosten geeft de definities.

Welke woonkosten vallen onder het beroepsgedeelte?

Onder het beroepsgedeelte vallen de woonkosten die u zelf draagt: huur voor een huurder, energie, water, woningverzekering, onderhoud en herstellingen. Elk ervan is aftrekbaar voor het beroepsgedeelte, berekend met een objectieve verdeelsleutel die u aan de administratie moet kunnen uitleggen.

De sleutel die het makkelijkst te verdedigen is, is vaak de oppervlakte: de oppervlakte van het kantoor ten opzichte van de bewoonbare oppervlakte. Een andere sleutel blijft mogelijk als die het werkelijke gebruik beter weerspiegelt. Wat telt is samenhang: dezelfde sleutel van jaar tot jaar, en een kamer die echt voor de activiteit gereserveerd is.

• Een plan of schets van de woning, met de oppervlakte van elke kamer.
• De facturen en kwijtingen van het jaar, op naam van de zelfstandige die ze aftrekt.
• Enkele foto's van het ingerichte kantoor, handig bij een controle.
• Kosten die eigen zijn aan het kantoor (meubilair, verlichting, schilderwerk van de kamer) zijn apart aftrekbaar, zonder sleutel.

Huurder: de valkuil van bijlage 270

Een huurder die een deel van zijn huur aftrekt, moet bij gebrek aan een factuur die conform is met de btw-reglementering een bijlage 270 MLH bij zijn aangifte voegen voor elk betrokken goed. Zonder die bijlage beschouwt de FOD Financiën de huurvergoeding als niet aftrekbaar, ook al wordt de huur werkelijk betaald.

De meeste particuliere verhuurders leveren geen factuur af: de bijlage is dan de regel, niet de uitzondering. Ze bevat bijkomende informatie over de verhuring. Denk eraan vóór de uiterste datum, of u nu zelf indient of via uw boekhouder: ons artikel over de belastingaangifte van de zelfstandige zet de kalender op een rij.

Bedrijfsleider van een BV: uw kantoor verhuren aan uw vennootschap

De bedrijfsleider van een BV mag de beroepsruimte in zijn woning verhuren aan zijn vennootschap, die de huur betaalt en als kost boekt. De huur en de huurvoordelen van een gebouwd onroerend goed dat aan de eigen vennootschap verhuurd wordt, worden echter belast als bezoldiging voor zover ze 5/3 van het gerevaloriseerde kadastraal inkomen overschrijden.

Een royale huur is dus geen omweg om goedkoop geld uit de vennootschap te halen: het overschot volgt de regeling van de bezoldiging van een vennootschapsmandataris. Om te kiezen tussen huur, bezoldiging en dividenden, lees ons artikel over de volgorde om geld uit een BV te halen.

Verder lezen

De pagina's van de site die elk hier besproken punt verder uitdiepen.

• Investeringsaftrek voor zelfstandigenNieuw meubilair en materiaal voor het kantoor: wat u bovenop de afschrijvingen aftrekt.
• Aftrekbare kosten van de zelfstandigeWettelijk forfait of werkelijke kosten: beide regelingen en hun plafonds.
• Personenbelasting van de zelfstandigeWat de aftrek van het kantoor verandert aan uw belastbaar inkomen.
• Werken via een BVVoor de bedrijfsleider die overweegt een ruimte aan zijn vennootschap te verhuren.
• VAPZ-simulatorDe andere grote aftrek van de zelfstandige op het einde van het jaar.

Veelgestelde vragen