Zakelijke eindejaarsgeschenken: welk deel mag u als zelfstandige aftrekken?

Welk deel van een geschenk aan een klant is aftrekbaar?

Een geschenk aan een klant, leverancier of partner om de relatie te onderhouden is een zakelijk geschenk. Het Wetboek van de inkomstenbelastingen laat maar 50% van de kostprijs in aftrek toe: de rest blijft voor uw rekening zonder uw belastbare winst te verlagen. Voor receptiekosten geldt dezelfde regel.

Ze geldt voor de zelfstandige in eigen naam, die zijn beroepskosten aftrekt in de personenbelasting, en voor de BV. In een vennootschap komt het niet-aftrekbare deel bij de verworpen uitgaven van de aangifte in de vennootschapsbelasting: de vennootschap betaalt het geschenk, maar slechts een deel verlaagt haar belastbare winst.

Het geschenk moet ook een beroepskost blijven: gegeven in het kader van de activiteit, aan iemand die er een band mee heeft. Een cadeau aan een naaste zonder band met uw klanten wordt niet aftrekbaar omdat het met de kaart van de onderneming is betaald.

Geschenk, receptie, restaurant: drie verwante maar verschillende regels

Op het einde van het jaar lopen vaak drie uitgaven door elkaar die de fiscus niet op dezelfde manier behandelt. Het pakket dat u naar een klant stuurt en de receptie die u voor hem organiseert, zijn aftrekbaar voor 50%. De zakenmaaltijd in een restaurant is aftrekbaar voor 69%, omdat slechts 31% van die kosten is uitgesloten.

Eén uitzondering verandert alles: als u die kosten doorrekent aan een derde en de factuur ze uitdrukkelijk en afzonderlijk vermeldt, worden ze opnieuw voor 100% aftrekbaar. Denk aan een evenementenorganisator die de maaltijd op een aparte lijn aan zijn klant factureert.

En de btw op uw eindejaarsgeschenken?

De btw volgt haar eigen regels. Ze is niet aftrekbaar op receptiekosten en, behoudens uitzonderingen, ook niet op restaurant- en hotelkosten. Bij een geschenk ligt de moeilijkheid elders: een goed dat u met btw-aftrek koopt en daarna gratis weggeeft, is in principe een belastbare onttrekking, die het voordeel tenietdoet.

Alleen stalen en handelsgeschenken van geringe waarde ontsnappen aan die onttrekking, onder de voorwaarden van een koninklijk besluit, maximale waarde inbegrepen. Laat uw boekhouder nagaan of het geschenk aan die voorwaarden voldoet voor u de btw op een pakket aftrekt. Valt u onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan speelt de vraag niet: u trekt geen btw af. De andere regels vindt u op de pagina over de btw van de zelfstandige.

De uitgave verantwoorden en het jaareinde voorbereiden

Een zakelijk geschenk verantwoordt u zoals elke kost: een factuur op naam van uw activiteit en een spoor van de beroepsmatige band, bijvoorbeeld de lijst van de klanten die het kregen. Die stukken bewaart u 10 jaar. Zonder die stukken kan de administratie de aftrek weigeren, ook voor het deel van 50%.

Verwar dit niet met geschenken aan uw personeel, waarvoor andere sociale en fiscale regels gelden. En blijf redelijk: een uitgave om belasting te besparen brengt nooit meer op dan ze kost, omdat een deel van het geschenk helemaal niet wordt afgetrokken.

Om uw belasting voor 31 december te verlagen, wegen andere hefbomen zwaarder: de premie voor aanvullend pensioen, te berekenen met de VAPZ-simulator, en de andere stappen uit het artikel over wat u voor 31 december moet doen. Het overzicht van de aftrekbare kosten bespreekt de andere soorten kosten.

Voor uw bewijsstukken houdt u de lijst van ontvangers het best bij op het moment van de aankoop, niet in het voorjaar als de boekhouder erom vraagt. Noteer per geschenk of maaltijd een paar gegevens, die vaak volstaan om een vraag van de administratie te beantwoorden:

• De datum en de bijbehorende factuur.
• De ontvanger: naam van de persoon en van zijn onderneming.
• De beroepsmatige band: huidige klant, prospect, leverancier, partner.
• De aard van de uitgave: geschenk, receptie of restaurantmaaltijd, want het aftrekbare percentage hangt ervan af.

Verder lezen

De pagina's van de site die elk hier besproken punt verder uitdiepen.

• Aftrekbare kosten van de zelfstandigeKosten die volledig, gedeeltelijk of helemaal niet aftrekbaar zijn.
• Voor 31 decemberVAPZ, pensioensparen, investeringen: wat op het jaareinde speelt.
• VAPZ-simulatorDe maximale aftrekbare premie berekenen voor het jaareinde.
• De btw van de zelfstandigeTarieven, regelingen, aangiften en aftrek van btw.
• Beroepskosten: definitieWat de zelfstandige mag aftrekken en hoe hij het verantwoordt.

Veelgestelde vragen