Verplichte e-facturatie: wat de zelfstandige in 2026 moet doen

Wat er op 1 januari 2026 veranderde

Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen uit. Zo'n factuur gaat rechtstreeks van de software van de leverancier naar die van de klant, in een machineleesbaar formaat. Een pdf die per e-mail verstuurd of op een platform geplaatst wordt, is tussen professionals geen geldige factuur meer.

Het referentiekanaal is het Peppol-netwerk, het referentieformaat Peppol BIS. Concreet hebt u facturatiesoftware nodig die met Peppol verbonden is en die deze facturen kan versturen, ontvangen en verwerken.

De verplichting geldt voor uitwisselingen tussen btw-plichtigen. Facturen aan particulieren vallen er niet onder: een vakman die voor gezinnen werkt, mag hun een papieren of pdf-factuur blijven bezorgen.

Wie valt eronder, ook met btw-vrijstellingsregeling

Elke zelfstandige met een actief btw-nummer valt eronder, ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, waarvan de drempel € 25.000 jaaromzet bedraagt. Veel zelfstandigen in bijberoep dachten dat ze buiten schot bleven omdat ze geen btw aanrekenen: dat klopt niet.

Twee categorieën ontsnappen aan de verplichting. Eerst de btw-plichtige die uitsluitend handelingen verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-wetboek, zoals een arts of tandarts voor zijn zorgen. Daarnaast de forfaitaire btw-plichtige van artikel 56, een regeling die uiterlijk op 1 januari 2028 verdwijnt.

De meest voorkomende valkuil betreft de ontvangst. Zelfs een zelfstandige die alleen aan particulieren factureert, moet elektronische facturen van zijn Belgische leveranciers kunnen ontvangen. Het statuut van zelfstandige in bijberoep verandert niets aan die regel, net zomin als de vrijstellingsregeling.

De tolerantie is voorbij: welk risico loopt u vandaag?

De FOD Financiën legde in het eerste kwartaal van 2026 geen boetes op, op voorwaarde dat de onderneming kon aantonen dat ze tijdig redelijke stappen had gezet om in orde te zijn. Die algemene tolerantie liep af op 31 maart 2026. Sinds april riskeert u met een niet-conforme factuur een btw-boete.

Voor selfbilling liep een gerichte tolerantie tot 30 juni 2026, wanneer de software van de leverancier de functie nog niet aanbood. Ook die is verstreken. Buiten die kaders kan de administratie in uitzonderlijke gevallen afzien van een boete, na individueel onderzoek, nooit automatisch.

De inzet is groter dan de boete. Uw btw-plichtige klant moet ook een gestructureerde factuur ontvangen: zijn boekhouding kan een pdf weigeren, waardoor uw betaling vertraging oploopt. Voor een zelfstandige met een krappe kasstroom is dat vaak de meest tastbare kost.

De kostprijs van de software en de aftrek tegen 120%

Voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 kunnen kmo's en zelfstandigen de abonnementskosten en adviesprestaties om in orde te komen met e-facturatie aftrekken tegen 120%. Ook de meerprijs die wordt aangerekend om e-facturatie aan een bestaand abonnement toe te voegen, komt in aanmerking, als die afzonderlijk op de factuur staat.

Het mechanisme komt bovenop de gewone aftrek van beroepskosten: elke euro abonnement verlaagt uw belastbare basis met meer dan een euro. Reken echter niet op een spectaculaire winst, want voor een kleine structuur blijven de bedragen bescheiden.

Een nuttige precisering: past u de wettelijke forfaitaire beroepskosten toe in plaats van uw werkelijke kosten, dan levert deze verhoging u niets op. De keuze tussen beide stelsels staat uitgelegd op onze pagina over aftrekbare kosten.

• Vraag uw softwareleverancier om de optie e-facturatie op een aparte lijn te factureren.
• Bewaar de facturen van uw boekhouder voor begeleiding of instellingen.
• Voor uw andere verplichtingen, tarieven en aangiften, zie onze gids over de btw van de zelfstandige.

Verder lezen

De pagina's van de site die elk hier besproken punt verder uitdiepen.

• RSVZ-inhoudingsplicht op 30 oktober 2026Bouw en schoonmaak: de inhouding op uw facturen bij sociale schulden.
• Belastingaangifte van de zelfstandige: de uiterste datum van 31 oktoberDe andere fiscale deadline van 2026: de online aangifte personenbelasting.
• Btw van de zelfstandige: tarieven, vrijstellingsregeling en aangiftenDe btw-pijler: stelsels, drempels en kalender van de aangiften.
• Aftrekbare kosten van de zelfstandigeWerkelijke kosten of forfait, en wat de verhoogde aftrek verandert.
• Zelfstandige in bijberoepHet statuut dat het vaakst met de btw-vrijstellingsregeling te maken heeft.
• Simulator sociale bijdragenUw RSVZ-bijdragen schatten op basis van uw netto-inkomen.
• Eerste jaar als zelfstandige: de echte kostprijs van de bijdragenDe andere verplichtingen om bij de start op te anticiperen.

Veelgestelde vragen